Çevremizde insanların her gün belirli amaçlar uğruna emek sarf etmekte olduğunu görürüz fakat sadece bazılarının amaçlarına ulaşıp başarı sağladıklarına şahit oluruz. Başarının sırrı ise çok çalışmak değildir. Bizleri hedefimize taşıyacak olan araç yapacağımız planlı ve sistematik çalışmaların bütünüdür. Bu yazımızda sizlere proje nedir? ,Proje ve operasyon arasındaki fark nedir? Proje yönetimi nedir ve neden gereklidir? Sorularının yanıtlarını vereceğiz.
Proje Nedir?
İş hayatımızda sıkça duyduğumuz PROJE, başlangıç ve bitiş noktası olan daha önce ortaya konulmamış, eşsiz bir ürün ya da hizmet sunmak için sürdürülen geçici girişimdir. Proje belirli sayıda kaynak tarafından oluşturulan tamamıyla özgün ve tek seferlik çalışmalardır. Projeler süreç içerisinde gelişim gösterir ve değişime uğrayabilir.
Proje ve operasyon ise birbiriyle çokça karıştırılan iki farklı kavramdır. OPERASYON başlangıç ve bitiş noktası olmayan daha öncesinde tanımlanmış sürekli çalışmalardır. Operasyonlar kendini değiştirmeden veya minimalist değişikliklerle tekrarlanır. Örnek vermek gerekirse daha öncesinde yapılmamış bir ürün oluşturmak proje, o ürünü üretime koymak ise operasyondur.
Proje Yönetimi Nedir?
PROJE YÖNETİMİ uygulanması düşünülen programların zamanı ve finansal kaynakları efektif kullanarak oluşturulmasını esas alır. Daha geniş çaplı projelerin yapıldığı günümüz koşullarında küreselleşmenin de etkisiyle proje yönetimi önemini giderek arttırmaktadır. Proje yönetimi yapmak kısa zamanda az hata ile kaliteli iş yapma olanağı sağlar. Proje yönetiminin planlama aşamasında olası problemlerin tanımlanması oluşabilecek bir kriz anında sorunun kolaylıkla çözülmesini sağlar. Proje yönetimi finansal kaynaklarınızı doğru tarafa yönlendirmenize yardımcı olur.
Dünyanın önde gelen kar amacı gütmeyen organizasyonlarından bir olan PIM(Project Management Institute) göre PROJE YÖNETİM SÜREÇLERİ beş başlık altında toplanmıştır.
1) Başlangıç (Initiating)
Başlangıç aşamasında yapılması gereken faaliyetler aşağıdaki gibidir;
Organizasyonun gereksinim ve hedeflerini belirlemek.
Öncesinde gerçekleştirilmiş ya da sürdürülen operasyonları değerlendirmek.
Maliyet hesaplarını yapmak ve bütçe oluşturmak.
Zaman çizelgesi oluşturmak.
Görev tablosu ve ürün tanımını yapmak.
Oluşturulan dokümanları belge haline getirmek gerekmektedir.
2) Planlama (Planning)
Planlama aşamasında yapılması gerekenler aşağıdaki gibidir;
Planlama ekibini oluşturmak.
Planlamanın hangi şekilde yapılacağını kararlaştırmak.
Proje kapsamını belirlemektanımlamak.
Ortaya çıkacak ürünleri tanımlamak ve iş bölümü yapmak
Çalışmalar için gerekecek kaynakları tahmin etmek
Yapılacak çalışma için zaman ve maliyet tahmini oluşturmak,
Oluşabilecek sorunları tanımlamak
Risk planlaması ve olası sorunlar için kriz yönetimini planlamak,
Resmi onay almak, gerekmektedir.
3) Yürütme (Executing)
Yürütme aşamasında yapılması gerekenler aşağıdaki gibidir;
Proje yönetim planında belirtilmiş hedeflere ulaşmak için gayret gösterilir.
Bu aşamada çalışanların ve kaynakların eş güdümlülük göstermesi projenin yönetim planına uygun ilerlemesi için çok önemlidir.
4) İzleme ve Kontrol (Monitoring and Controlling)
İzleme ve Kontrol aşamasında yapılması gerekenler aşağıdaki gibidir.
Proje içerisinde yürütülen çalışmaların ne kadarının tamamlandığını görmek.
Oluşan yada oluşması muhtemel sorunların düzeltmek.
Finansal detayları yöntem planı ile gözden geçirmek.
Projelerin bütçe ve zaman gidişatını takip etmek.
5) Kapanış
Proje kapanış aşamasında yapılması gerekenler aşağıda ki gibidir.
Projenin idari kapanış sürecini hazırlayıp tamamlamak.
Satınalma sözleşmelerinin kontrolü sağlanıp sözleşmeleri kapatmak.
İlgili projenin kapanış değerlendirmesini hazırlayıp doküman (evrak) haline getirmek.
